10 TRUCOS PARA UNA ORGANIZAR UN FIESTA EXITOSO

Si alguna ocasión organizaste un evento, conoces que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más valiosa.

Planear un acontecimiento no es una labor sencilla. Pero puedo Reconocer 10 puntos importantes que debe tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.
 

1. Definir el objetivo y el formato

 


Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este argumento. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para una causa u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato del fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la repartición de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos conocidos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en la web, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a obtener el objetivo del convivio.

 

 

2. Preste suficiente consideración a la planificación



El proyecto debe incluir logística, material y la promoción de la evento. Cree un documento disponible para todo el grupo donde cada integrante pueda ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una listado de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de detalles posible en forma de pasos específicos que deben completarse. Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una tarea. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

 

 

3. Elabore su capital teniendo en cuenta condiciones imprevisibles



Mire la lista de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena meditar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

 

 

 

4. El diablo está en el pormenor



Si desea maravillar gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si dispone de un rincón fotográfico emocionante, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les podría ofrecer la oportunidad de asistir a una breve clase magistral, jugar juegos o ver un video de información.

Intenta impresionar a la multitud y genera el efecto wow, supera sus expectativas en las cosas más generales. Esto es exactamente lo que crea la percepción de un evento.

 

 

5. Verifique la ubicación y tenga un plan B



Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, puede pasar que el aire acondicionado no marche de manera correcta en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales percances con anticipación.

 

 

 

6. Asignar instrucciones



Es muy fundamental distribuir las tareas dentro de los miembros del equipo no solo en la fase de planificación sino también durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el servicio de cenas, conexión con la prensa, etc. Cada persona precisa tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada integrante del grupo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un contratiempo específico.

 

 

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el convivio



No subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de un fiesta. El estilo de convivio, su público objetivo, los fondos interiores y el capital determinan su enfoque de publicidad. Al seleccionar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre la convivio para casi todos.

También es importante producir un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con exactitud la idea del acontecimiento a su audiencia.

 

 

8. Preste interés al servicio



Asegúrate de que tu plantilla siga la regla de la cara de pato. Sea amigable con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, incluso si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la grupo recuerda es sobre como han sido tratados y el ambiente, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

 

 

9. Lleva a cabo un verificación final 24 horas antes al evento



Asegúrese de haber informado a los asistentes sobre cómo asistir al lugar, invitó a todos los invitados significantes y preparó los materiales impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas e instrucciones, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa la convivio, permita que cada elemento del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

 

 

10. Solicitar sugerencias



Probablemente estés cansado y dichoso después del evento, pero será complicado para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes deben completar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, localidades y la trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a prevenir imprevistos en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus fiestas. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de un fiesta. Esto será beneficioso si su convivio se realiza nuevamente.

Cualquiera que sea el my review here fiesta que organice, sea animoso y no tenga pánico a las sorpresas, ¡y su fiesta va a ser un éxito!

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